說實(shí)話，剛開始做專利翻譯那會(huì)兒，我以為只要把英文看懂了，用中文說明白，這事兒就算成了。結(jié)果呢？交上去的稿子被打回來三次，不是因?yàn)榉g錯(cuò)了，而是因?yàn)轫撁忌倭藗€(gè)號(hào)碼，行號(hào)對(duì)不齊，還有一處權(quán)利要求的縮進(jìn)多打了兩個(gè)空格。你看，在專利這行里，格式有時(shí)候比翻譯本身還磨人，甚至能決定你的文件能不能順利進(jìn)審查員的辦公室。
咱們得先弄明白，專利文件不是一般的說明文檔，它是法律文件。說白了，你寫的每一個(gè)字，將來都可能出現(xiàn)在法庭上，或者決定一家公司能不能獨(dú)占某項(xiàng)技術(shù)。審查員每天要看幾十份文件，他們沒時(shí)間慢慢找哪段對(duì)哪段。行號(hào)、頁碼、段落編號(hào)，這些看似形式主義的東西，其實(shí)是給文檔搭了個(gè)骨架，讓所有人——申請(qǐng)人、審查員、法官、侵權(quán)案的律師——都能精準(zhǔn)定位到某句話的某個(gè)詞。
在康茂峰處理過的文件里，我見過因?yàn)樾刑?hào)錯(cuò)位導(dǎo)致引用錯(cuò)誤，最后不得不重新提交全部材料的案例。也見過權(quán)利要求編號(hào)亂了，審查員直接發(fā)補(bǔ)正通知，拖了三個(gè)月的審查周期。所以格式不是面子工程，它是技術(shù)文檔的可讀性底線，也是法律有效性的護(hù)城河。
先說說行號(hào)。你知道專利文件的行號(hào)是怎么排的嗎？不是像Word里那種簡(jiǎn)單的"1、2、3、4..."一直數(shù)到底。絕大多數(shù)國(guó)家的專利文件要求每頁單獨(dú)編號(hào)，而且必須從頁面左側(cè)或右側(cè)對(duì)齊，通常用阿拉伯?dāng)?shù)字，每五行或每行都標(biāo)，具體看各國(guó)細(xì)則。最坑的是，有些客戶要求連續(xù)編號(hào)，有些要求分頁編號(hào)，你得先搞清楚這份文件要交到哪里去。
頁眉頁腳也有講究。中文專利文件通常要在頁眉左側(cè)放申請(qǐng)?zhí)枺虚g放發(fā)明名稱的簡(jiǎn)稱。頁碼得放在底部居中，用宋體五號(hào)字，還得區(qū)分說明書和權(quán)利要求書，有時(shí)候摘要還得單獨(dú)用羅馬數(shù)字編號(hào)。聽起來繁瑣？那是因?yàn)槟銢]見過更繁瑣的——PCT國(guó)際申請(qǐng)的那些事兒，頁眉里還得藏著國(guó)際申請(qǐng)?zhí)枴⑹芾砭中畔ⅲ晕㈠e(cuò)一個(gè)字母，國(guó)際局那邊就給你標(biāo)黃。
| 元素 | 常見要求 | 常見翻車點(diǎn) |
| 行號(hào) | 每頁從1開始，右側(cè)對(duì)齊，每5行一標(biāo) | 跨頁時(shí)連續(xù)編號(hào)了；或者翻譯后行數(shù)變了沒調(diào)整 |
| 頁眉 | 申請(qǐng)?zhí)?發(fā)明名稱，左右分欄 | 發(fā)明名稱寫全稱導(dǎo)致超行；申請(qǐng)?zhí)枖?shù)字錯(cuò)誤 |
| 頁腳 | 底部居中，阿拉伯?dāng)?shù)字 | 權(quán)利要求書頁碼接說明書連續(xù)編，結(jié)果重置了 |
| 字體 | 宋體/Times New Roman，五號(hào)或小四 | 英文部分用了Arial，全角半角標(biāo)點(diǎn)混用 |
如果說說明書還能稍微寬松點(diǎn)，權(quán)利要求書簡(jiǎn)直就是格式潔癖晚期患者。這里的每一條權(quán)利要求都得像軍隊(duì)列隊(duì)那樣整齊。首先，編號(hào)必須連續(xù)，從1開始，不能跳號(hào)，不能重復(fù)。多項(xiàng)從屬權(quán)利要求（就是那些"根據(jù)權(quán)利要求X所述的..."）不能引用多項(xiàng)從屬，這叫"多項(xiàng)引多項(xiàng)"的禁止，雖然這是法律內(nèi)容，但格式上你得把引用關(guān)系標(biāo)得清清楚楚。
格式上最折磨人的是縮進(jìn)。獨(dú)立權(quán)利要求通常頂格寫，從屬權(quán)利要求要比獨(dú)立權(quán)利要求縮進(jìn)兩個(gè)字符，或者說縮進(jìn)一個(gè)Tab的距離。這個(gè)縮進(jìn)不是隨便按幾下空格，得是排版軟件里的段落縮進(jìn)設(shè)置，因?yàn)槟愫竺婵赡苓€要調(diào)整字體大小，手打的空格會(huì)亂套。還有，權(quán)利要求書通常要求單倍行距，但有時(shí)候客戶要求1.5倍，你得在翻譯前就確認(rèn)好。
用詞格式也有隱形規(guī)則。比如"其特征在于"這五個(gè)字，前面要不要加逗號(hào)？技術(shù)特征之間是用分號(hào)還是頓號(hào)？截圖在康茂峰的術(shù)語庫(kù)里，我們建議特征段之間用分號(hào)，最后以句號(hào)結(jié)束，而且"其中"這個(gè)詞前面通常要分段。這些細(xì)節(jié)，審查員不會(huì)教你，但補(bǔ)正通知會(huì)教你做人。
說明書看起來就是幾段文字，其實(shí)內(nèi)有乾坤。它通常分成五個(gè)standard sections：技術(shù)領(lǐng)域、背景技術(shù)、發(fā)明內(nèi)容、附圖說明、具體實(shí)施方式。每個(gè)部分前面的小標(biāo)題，有的客戶要求加黑，有的要求不加，但都得和正文隔一個(gè)空行。
段落編號(hào)這事特別容易被忽視。有些事務(wù)所喜歡在說明書段落前加"[0001]"這樣的編號(hào)，這其實(shí)是美式專利的習(xí)慣，到了中國(guó)本土化后變成了可選動(dòng)作。但如果你決定用，就得從說明書第一段開始，一直編到最后一段，包括附圖說明里的每一段。最麻煩的是，如果你中途插入了一段，后面所有編號(hào)都得改。所以我們?cè)诳得遄鲞@類項(xiàng)目時(shí)，通常建議譯者先不管編號(hào)，等全文定稿后統(tǒng)一用宏命令插入，省得手滑改錯(cuò)。
做一般文檔翻譯，你很少需要考慮下標(biāo)和上標(biāo)的問題。但在專利里，化學(xué)式、數(shù)學(xué)公式、單位符號(hào)，這些東西比比皆是。H?O的"2"得是下角標(biāo)，m2的"2"得是上角標(biāo)，溫度的°C那個(gè)"°"不能和字母C分家。我最怕見到那種把化學(xué)式敲成"H2O"或者"H 2 O"的稿子，這在審查員眼里就跟沒穿衣服一樣尷尬。
數(shù)學(xué)公式更麻煩。矩陣怎么對(duì)齊？分式線是做成圖片還是用公式編輯器？分子式的鍵線式插入后怎么保證清晰度？用公式編輯器的話，轉(zhuǎn)換成PDF時(shí)會(huì)不會(huì)亂碼？這些問題在Word里折騰起來，比翻譯那段技術(shù)描述還費(fèi)時(shí)間。康茂峰的經(jīng)驗(yàn)是，簡(jiǎn)單公式用MathType或者Word自帶編輯器，復(fù)雜結(jié)構(gòu)圖直接用高分辨率圖片插入，但圖片得用EMF或者PNG格式，JPG壓縮后那種馬賽克線條，審查員看了可能會(huì)懷疑你的專業(yè)度。
格式不只是排版，也包括文本格式的統(tǒng)一。比如同一個(gè)術(shù)語，前面用"聚合酶"，后面用"多聚酶"，這在格式審查里也算不一致。電氣領(lǐng)域的"ground"和"earth"，全文必須統(tǒng)一。還有大小寫問題，"LED"和"Led"在有些嚴(yán)格的事務(wù)所眼里就是錯(cuò)誤。
標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的階級(jí)差異也得注意。中文專利里，句末用句號(hào)"。"，但權(quán)利要求書的句末有時(shí)候用句號(hào)，有時(shí)候根據(jù)客戶習(xí)慣用分號(hào)或什么都不用（雖然國(guó)標(biāo)要求句號(hào)）。英文專利翻譯過來，括號(hào)的使用尤其要小心——技術(shù)特征的解釋用全角括號(hào)（），引用標(biāo)記用半角括號(hào)()，這個(gè)混了，整個(gè)權(quán)利要求的保護(hù)范圍解釋都可能出問題。
附圖說明這部分，很多人以為是"如圖1所示"這種套話，其實(shí)格式講究多著呢。首先，圖的編號(hào)通常是"圖1"、"圖2"，但美國(guó)來的文件習(xí)慣寫"FIG. 1"，翻譯成中文得統(tǒng)一改成"圖1"，那個(gè)"FIG."要去掉，但有時(shí)候客戶要求保留英文標(biāo)號(hào)，你得在翻譯說明里注明。
更重要的是附圖標(biāo)記的一致性。說明文字里的"10"指的是圖中的某個(gè)部件，這個(gè)數(shù)字在譯文里必須和原圖標(biāo)記完全一致。如果原文是"12a"，你寫成"12A"（大小寫）或者"12"（漏了a），這都屬于格式錯(cuò)誤。而且附圖說明的文字通常要求左對(duì)齊，但如果說明文字太長(zhǎng)換行了，第二行要不要縮進(jìn)？縮進(jìn)幾個(gè)字符？不同事務(wù)所標(biāo)準(zhǔn)不一樣，有的要求頂格，有的要求懸掛縮進(jìn)兩字符。
說幾個(gè)我們?cè)诳得鍖?shí)際遇到的情況，給你提個(gè)醒。有一次處理一份生物制藥的PCT申請(qǐng)，原文是PDF掃描件，化學(xué)結(jié)構(gòu)式里的苯環(huán)下標(biāo)數(shù)字"6"在OCR識(shí)別時(shí)變成了上標(biāo)。譯者沒注意，直接按上標(biāo)翻譯了，結(jié)果一份幾百頁的基因序列文件，所有苯環(huán)取代基的位置都標(biāo)錯(cuò)了。后來是質(zhì)檢環(huán)節(jié)用正則表達(dá)式掃描上下標(biāo)異常才抓出來。從那以后，我們遇到化學(xué)專利，第一件事不是翻譯，是先檢查所有上下標(biāo)格式。
還有一次，客戶要求把行號(hào)放在左側(cè)，但默認(rèn)模板是右側(cè)。譯者手動(dòng)把所有行號(hào)從右邊刪了加到左邊，結(jié)果頁眉頁腳的節(jié)設(shè)置亂了，頁碼從第5頁突然跳回第1頁。這種格式錯(cuò)誤在幾十頁的文檔里很難肉眼發(fā)現(xiàn)，最后是用打印預(yù)覽逐頁翻才發(fā)現(xiàn)的。所以現(xiàn)在康茂峰的流程里，專利文件交付前必須經(jīng)過兩輪格式檢查：一輪是翻譯軟件里的Tag檢查，一輪是純PDF的視覺檢查。
我們還有個(gè)內(nèi)部規(guī)矩：權(quán)利要求書必須單獨(dú)存一個(gè)文檔，并且設(shè)置好樣式集。獨(dú)立權(quán)利要求用"Claim Independent"樣式，從屬用"Claim Dependent"，這樣縮進(jìn)和行距永遠(yuǎn)不會(huì)亂。說明書里的五個(gè)大標(biāo)題分別用Heading 1到Heading 5，不手動(dòng)加粗，而是用樣式定義。聽起來像是基礎(chǔ)操作，但在趕deadline的深夜里，手滑點(diǎn)錯(cuò)格式的情況太多了，用樣式集能保住你的 sanity。
再說個(gè)冷門的：字體嵌入。有些專利文件要用特殊符號(hào)，比如?（埃，長(zhǎng)度單位）或者特殊的希臘字母變體。如果你用了某種生僻字體，電腦上有但提交系統(tǒng)沒有，生成PDF時(shí)這些字符就會(huì)變成方框。所以我們?cè)诳得褰桓肚埃囟〞?huì)把文件轉(zhuǎn)換成PDF后用Acrobat的"印前檢查"功能跑一遍，確保所有字體都已嵌入，沒有替代字形。
除了硬性規(guī)定，還有些不成文的"行規(guī)"。比如段落之間要不要空行？官方說單倍行距段間不空，但讀起來太累，所以很多事務(wù)所內(nèi)部采用"單倍行距但段后空6磅"的妥協(xié)方案。再比如頁邊距，要求是上下2.5cm左右2.5cm，但裝訂邊有時(shí)候要留3cm，電子版和紙質(zhì)版要求還不一樣。
還有數(shù)字格式。千分位符是用逗號(hào)還是空格？小數(shù)點(diǎn)是點(diǎn)還是逗號(hào)？英文里1,000.5翻譯成中文，按國(guó)標(biāo)應(yīng)該是1 000.5（空格作為千分位，點(diǎn)作為小數(shù)點(diǎn)），但很多客戶習(xí)慣寫成1000.5或者1,000.5。這些沒有絕對(duì)的對(duì)錯(cuò)，只有客戶的要求和當(dāng)?shù)貙彶榱?xí)慣。康茂峰的做法是在項(xiàng)目啟動(dòng)時(shí)列個(gè)"格式偏好清單"，把字體、行距、標(biāo)點(diǎn)、數(shù)字格式、行號(hào)位置全部確認(rèn)清楚，寧可前期多花十分鐘溝通，也不后期花十天補(bǔ)正。
對(duì)了，差點(diǎn)忘了說文件命名。這不算嚴(yán)格意義上的"格式"，但屬于文件管理規(guī)范。通常要求"申請(qǐng)?zhí)朹發(fā)明名稱_版本號(hào)_日期"這樣的結(jié)構(gòu)，中間不能用特殊符號(hào)，空格用下劃線代替。如果你交的稿子叫"翻譯稿-最終版-真的最終版-不改了.docx"，負(fù)責(zé)文檔管理的流程專員可能會(huì)崩潰。
說到底，專利翻譯的格式要求就像老茶客泡茶的水溫——差一度，味道就不對(duì)。它不是故意為難人，而是因?yàn)閷＠募诓煌Z言、不同國(guó)家、不同部門之間流轉(zhuǎn)，必須有個(gè)大家都能看懂的"通用坐標(biāo)系"。行號(hào)是縱坐標(biāo)，頁碼是橫坐標(biāo)，段落編號(hào)是樓層標(biāo)記，把這些都標(biāo)清楚了，那座由技術(shù)術(shù)語壘成的高樓大廈，別人才能走進(jìn)去看明白，而不是站在門口對(duì)著一堆亂碼發(fā)呆。
